Онлайн-кассы для ИП в 2022 году

В 2021 году большинство ИП, ранее не применявших ККТ, перешло на их использование. И таким образом был завершен процесс, начавшийся еще в 2017 году с представителей крупного и среднего бизнеса.

Кассовая комплектация

Онлайн-касса — представляет собой аппарат, фиксирующий продажу, формирующий кассовый чек и отправляющий информацию в ИФНС в режиме реального времени. Стоимость кассы в среднем составляет 8-20 тыс. руб. в зависимости от модели и функций аппарата.

Кассовые аппараты бывают:

• стационарные, для которых нужны прилавок и розетка;
• мобильные, работающие на аккумуляторе;
• фискальные регистраторы, подсоединяемые к ПК, ноутбуку или планшету.

Дополнительно к онлайн-кассе нужно приобрести:

• электронную подпись, необходимую для регистрации онлайн-кассы (можно использовать ту, которая предназначена для отправки отчетности в ИФНС);
• фискальный накопитель, представляющий собой устройство для запоминания, хранения и пересылки в ИФНС информации о проводимых операциях;

• договор с оператором ОФД, отвечающим за передачу чеков в ИФНС, оповещение системы «Честный знак» о выводе маркировок из оборота;

• товароучетную систему, если используется развитая номенклатура, к примеру, при розничной торговле, оказании косметических или медицинских услуг;
• кассовую программу, которая в некоторых случаях должна быть сопоставима с системой ЕГАИС или системой маркировки «Честный знак». Во втором случае ККТ регистрирует и печатает кассовый чек с признаком «М». Но самое главное — онлайн касса должна быть сопоставимой с бухгалтерской программой;
• эквайринг для того, чтобы клиенты могли оплачивать покупки банковской картой;
• сканеры штрих-кодов и весы для облегчения розничной торговли.

Внимание! При работе в отдаленной или труднодоступной местности, где наблюдаются проблемы с интернетом, можно не подключаться к ОФД. Вместо этого чеки записываются в фискальный накопитель, и его нужно раз в год относить в ИФНС для считывания информации.

Онлайн-касса для ИП

Индивидуальным предпринимателям на ОСНО, УСН или ПСН требуется онлайн-касса, если они:

• выполняют услуги, например, в общепите или в перевозках пассажиров на общественном транспорте;
• продают товары в любой точке продаж, через интернет, автоматический вендинговый аппарат.

Внимание! Онлайн-кассы могут не использовать механические вендинговые точки, куда физически нет возможности интегрировать электронику.

Патентная система — налоговый режим, при котором ИП имеют наибольшие исключения по использованию онлайн-касс. ККТ нужно применять предпринимателям на патенте, если их бизнес связан с парикмахерскими, автосервисами, общепитом, ветеринарными услугами, рыболовством, прокатом предметов и др. (п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Закончился заключительный этап перехода на онлайн-кассы. Последний период отсрочки для ИП без сотрудников был закончен с 1 июля 2021 года.

Кто может не применять ККТ

Вне зависимости от того, какой режим налогообложения, применяется, не использовать онлайн кассы могут виды бизнеса, указанные в п. 2 Закона № 54-ФЗ. В данном случае, к примеру, исключениями являются некоторые виды патентной деятельности, зафиксированные в п. 2 ст. 346 НК.

Освобождение от онлайн-касс для ИП на патенте не означает, что приходы не контролируются. Предприниматели выдают клиентам БСО — документ с реквизитами ИП, подтверждающий оплату.

Как выбрать онлайн-кассу

При выборе онлайн-кассы нужно учесть следующие моменты:

1. Способ подключения к интернету. Так как интернет нужен для передачи информации, надо отталкиваться от нужд проводимой деятельности. Подключаться к сети можно через Wi-Fi, с помощью сим-карты, напрямую через разъем Ethernet. Для подстраховки можно обеспечить две точки подсоединения к сети — приобрести ККТ с портом Ethernet и дополнительно сим-карту. Обратите внимание — некоторые модели онлайн-касс в целях снижения их себестоимости имеют только один способ подключения к сети, к примеру, ККТ только с интернетом через сим-карту.
2. Тип бизнеса. При розничных продажах вполне можно использовать стационарную кассу или фискальный регистратор, который подключается к ПК или ноутбуку. Кроме того, для интернет-магазинов предусмотрены специальные предложения, которые при работе с офлайн-продажами одновременно фиксируют реализацию и при этом регистрируют, он не пробивают кассовые чеки. Небольшой фиксатор, подключаемый к планшету или мобильному телефону, может подойти тем ИП, которые оказывают услуги на дому или арендуют небольшое торговое место без возможности подключения к розетке. В данных случаях нужно обратить внимание на мощность аккумулятора и период работы аппарата без подзарядки.
3. Современность. Даже если при ведении деятельности за день формируется небольшое количество чеков, не получится обойтись простой кассой-калькулятором. К примеру, для продажи постельного белья и текстиля нужен современный кассовый аппарат с программой, поддерживаемой систему маркировки. Иными словами, ОФД должен отправлять информацию не только в ИФНС, но и в систему «Честный знак». Кроме того, в кассе должна содержаться номенклатура продаваемых товаров или оказываемых услуг. 

Важно! Некоторые ИП предпочитают купить б/у кассу или заказать ее с сайта вроде AliExpress. В первом случае есть риск, что кассовый аппарат не снят с учета, а потому числится на бывшем владельце и его нельзя зарегистрировать в ИФНС. Во втором случае при покупке ККТ за рубежом есть большая вероятность того, что модель не будет входить в Госреестр кассовой техники, а потому ее также не получится зарегистрировать в ИФНС.

Аренда онлайн-кассы

ИП может арендовать онлайн-кассу у производителя или банка, при этом сумма арендной платы может быть достаточно привлекательной по сравнению с покупкой ККТ. Но иногда не имеет смысла брать в аренду онлайн-кассу.

Арендовать кассовый аппарат лучше всего в том случае, когда у ИП сезонная деятельность, к примеру, 3 месяца в году. Или когда предприниматель только начинает вести свой бизнес и еще не уверен, что он «пойдет». При аренде ККТ организация-арендодатель берет на себя регистрацию в ИФНС и при необходимости заменяет неисправную технику.

Однако при аренде имеются и некоторые недостатки:

• заявленная арендная плата за месяц может не включать дополнительные расходы, к примеру, перепрошивку, фискальный накопитель, ОФД или интеграцию с учетной программой;
• размер арендной платы регулируется арендодателем, а потому он в любое время может ее повысить;
• в определенный момент арендатор выплатит стоимость ККТ и будет дальше переплачивать за чужой аппарат.

Как оформить онлайн-кассу в ИФНС

Для регистрации онлайн-кассы можно воспользоваться учетной записью (личным кабинетом) на сайте ФНС или непосредственно посетить отделение налоговой инспекции. Многие ИП оформляют регистрацию ККТ самостоятельно или в сервисном центре.

Для онлайн-регистрации нужно зайти в личный кабинет налогоплательщика, заполнить заявление, подписать его электронной подписью и отправить налоговикам. Когда инспекторы его обработают, они пришлют ответ. Далее нужно внести информацию в саму кассу или на ПК в личном кабинете кассы. После этого нужно завершить регистрацию в личном кабинете на сайте ФНС и распечатать регистрационную карточку. На последнем шаге требуется активировать кассу на сайте оператора ОФД.

При личном обращении в отделение ИФНС надо заполнить заявление и передать его налоговикам. Лучше его отдать вместе с кассовым аппаратом, чтобы инспекторы сразу фискализировали аппарат. Такой способ занимает больше времени, чем онлайн-регистрация ККТ.

Штрафы для ИП

Если онлайн-касса не используется или неправильно используется, ответственность за эти нарушения указана в ст. 14.5 КоАП:

• штраф от 10 тыс. руб. — за неприменение онлайн-кассы;
• приостановка деятельности на 90 дн. — за повторное нарушение по неприменению кассы;
• штраф 1,5-3 тыс. руб. — за применение незарегистрированной онлайн-кассы;
• предупреждение или штраф от 2 тыс. руб. — за непредоставление чека клиенту.

Внимание! С 2021 года нарушение также — чек, который пробит по «свободной цене».