Перерегистрация без замены ФН: причины и порядок действий

В 2020 году буквально все предприятия и индивидуальные бизнесмены (за исключением случаев, указанных в ФЗ №54) должны зарегистрировать в ФНС РФ и использовать онлайн-кассы. Однако в процессе работы ККТ, могут появиться обстоятельства, в связи с которыми регистрировать кассовую технику нужно будет повторно. В ряде случаев сделать это можно, не меняя фискальный накопитель (блок памяти, в котором содержатся фискальные сведения).

Перерегистрация и повторная регистрация – разница понятий

В нашей статье мы будем рассматривать случаи, в которых требуется провести, а также действия, которые необходимо выполнить для перерегистрации ККТ.

Не следует путать термин «перерегистрация» с понятием «повторная регистрация». В последнем случае речь идет о том, что онлайн-касса изначально снимается с учета, после – повторно ставится на учет в налоговой службе.

Когда требуется перерегистрация кассы без замены фискального накопителя?

Понять, что ККТ требуется перерегистрация без замены ФН, просто. Необходимость выражается в том, что информация, занесенная в фискальный накопитель, должна быть актуальной в любом случае.

Чаще всего перерегистрировать онлайн-кассу, не меняя ФН, нужно по следующим причинам:

• Адрес, по которому было установлено контрольно-кассовое оборудование, сменился. Техника находится по новому адресу (чаще всего такие действия осуществляются при переезде организации). Требование касается как фактического, так и юридического адреса;
• Были внесены поправки в формат фискальной информации (ФФД). Формат 1.0 был изменен на формат 1.1 или 1.05. Напоминаем, что в соответствии с последними поправками в законе, сейчас работа с ФФД 1.0 не допускается;
• Были внесены изменения в ставку налога на добавленную стоимость (НДС);
• Были внесены корректировки в реквизиты субъекта, на имя которого была проведена регистрация аппарата (например, имени или фамилии бизнесмена, названия предприятия);
• Было заключено новое соглашение с другим оператором фискальным данных. Если ваше предприятие не удовлетворено качеством услуг оператора или же он был ликвидирован, потребуется найти нового оператора и перерегистрировать ККТ.

В любой иной ситуации, например, при изменении ФИО налогоплательщика или ИНН компании, режима работы кассового устройства, при перерегистрации кассовой техники потребуется заменить фискальный накопитель.

Когда перерегистрировать ККТ не нужно?

При переходе на другую систему налогообложения, при смене кассира-оператора (или его имени/фамилии), при смене администратора, перерегистрировать оборудование не нужно.

В первом случае потребуется выполнить отчет о смене системы налогообложения с помощью самой онлайн кассы, и направить его в налоговую службу.

Как перерегистрировать кассовую технику, не заменяя ФН?

Процесс перерегистрации ККТ без замены фискального накопителя будет осуществляться по одной и той же схеме, независимо от того, почему он потребовался. Прежде всего, советуем подготовить пакет документов.

Необходимая документация

В комплект документов должны войти:

• Регистрационная карта, прежде полученная в налоговой службе;
• Паспорт ККТ;
• Заполненное заявление (форма документа установлена приказом Федеральной налоговой службы РФ от 29 мая 2017 года).

При подаче «бумажной» заявки, необходимо следить за тем, чтобы она соответствовала актуальным нормам. Последние изменения, вступившие в силу три года назад, в отношении документа связаны с порядком их оформления и процедурой передачи в налоговую структуру.

Подготовительный этап

Перерегистрация ККТ состоит из двух этапов:

1. Внесение изменений в реквизиты в нынешний ФН.
2. Подача заявления на перерегистрацию в ФНС РФ.

Обратите внимание: на процесс перерегистрации отводится 1 рабочий день. Допустить ошибку или растянуть подачу заявления на больший период, нельзя.

В связи с этим рекомендуем:

• Выделить свободный день на все процедуры по перерегистрации;
• Подать запрос в режиме онлайн. В ином случае придется тратить лишнее время на поход в налоговую службу, ожидание в очереди;
• Перед отправкой электронного заявления, убедиться в том, что период действия КЭП не истек. Если срок подошел к концу, без личного визита в налоговую не обойтись;
• Удостовериться, что в кассе хватает чековой ленты;
• Направить все чеки в налоговую службу, закрыть смену.

Чековая лента потребуется для печати отчетных документов от перерегистрации.

Перерегистрация ККТ

После подготовки и до отправки заявления на перерегистрацию в налоговую службу, необходимо выполнить перерегистрацию на самом кассовом аппарате:

• В качестве Администратора откройте раздел МодульКасса;
• Выберите ККТ в Настройках в Меню;
• Кликните на значок ПЕРЕРЕГИСТРАЦИЯ КАССЫ;
• Укажите причину, по которой проводится процедура;
• Внесите соответствующие поправки и кликните на ДАЛЕЕ;
• Проверьте правильность указанной информации;
• Если все правильно, кликните на ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ.

Оборудование начнет печать ОТЧЕТА о перерегистрации. Сохраняйте документ – он потребуется при подаче заявки в налоговую службу.

Перерегистрация без замены ФН при смене оператора

Посетите сайт налоговой службы и скачайте из Личного кабинета регистрационную карточку онлайн кассы. После этого:

• Отключите питание компьютера. Включите Драйвер ККМ;
• Нажмите на Начать в разделе Поиска Оборудования, расположенном в меню Настройка Свойств;
• После того, как система обнаружит вашу онлайн кассу, кликните на Проверка Связи;
• Кликните на Запрос, и оцените состояние (время и дата, версия прошивки и рабочий режим) кассовой техники.

Учтите, что в любой ситуации перерегистрировать ККТ нужно в режиме закрытой смены.

Выполнить смену текущих параметров на новые можно, нажав на Таблицы (раздел находится в Настройке Свойств) и выбрав таблицу с названием Fiscal Storage.

Учтите, что ИНН оператора фискальных данных принимает участие в формировании сведений. Вносите его правильно.

После внесите поправки в таблицу с настройками структуры (сюда станут направляться платежные ордера). Вам нужен Тип Отчета, расположенный в разделе Фискализация в меню ФН. Кликните на строчку ОТЧЕТ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ ПАРАМЕТРОВ РЕГИСТРАЦИИ БЕЗ ЗАМЕНЫ ФН. Убедитесь в верности кода причины, рабочего режима, кода налогообложения, регистрационного номера и номера ИНН.

Если информация указана правильно, нажимайте на кнопку формирования отчетных документов. Оборудование сформирует нужный отчет.

Перерегистрация и самостоятельная смена настроек в ККТ

При перерегистрации онлайн кассы не всегда следует вносить изменения в ее настройки собственными силами.

Обратиться к специалистам следует, не имея опыта работы со специализированным софтом. Вы можете совершить ошибку, которая повлияет на процесс отправки отчетов в Налоговую службу и/или работу оборудования.

Подача электронной заявки

Подавать заявление можно не только в бумажном формате, но и в электронном виде. Процедура подачи электронной заявки проводится через портал nalog.ru. Потребуется:

• Зарегистрироваться на сайте и получить доступ к Личному кабинету (предоставят в процессе регистрации). Выполнить регистрацию могут как юридические лица любой правовой формы, так и индивидуальные предприниматели;
• Иметь ЭП, ЭЦП или КЭП. Без квалифицированной электронной подписи процедуру не завершить.

После регистрации войдите в Личный кабинет, подключите к ПК или ноутбуку квалификационную подпись. На следующем этапе выберите из предлагаемого списка ваш сертификат электронной подписи. Сервис авторизует вас в Персональном кабинете налогоплательщика. Далее:

1. Откройте страницу учета ККТ. Здесь вы увидите сведения обо всех зарегистрированных кассовых аппаратах. Действующая техника станет подсвечиваться зеленым.
2. Выберите номер регистрации того аппарата, в данные о котором нужно внести изменения (РН ККТ), предположим, при повышении НДС до 20% с 18%.
3. Всплывет окошко, в котором будет указана детальная информация об устройстве.
4. Кликните на «ПЕРЕРИГЕСТРИРОВАТЬ». Откроется нужная вам страница для перерегистрации онлайн кассы без замены фискального накопителя.
5. В новом всплывающем списке выберите причину перерегистрации (галочки в соответствующей строке). После удостоверьте подписью и направьте запрос.

Сервис самостоятельно считает ключ КЭП. В новом окне высветится фраза о том, что ваша заявка принята. Контролировать изменения статуса обращения можно через подраздел «Нормативные акты», отправленные в налоговую службу.

Ожидайте, пока представители налоговой предоставят ответ. Уведомление будет в графе с тем же названием. Кликните на уведомление, откроется регистрационная карточка. Проверьте правильность данных (в частности ОФД), загрузите и сохраните электронный документ на компьютере.

Сотрудники налоговой сделают необходимые поправки в Книге учета оборудования. Они оформят регистрационную карту и передадут ее вам лично в руки (максимум в течение пяти рабочих дней со дня подачи заявления). Тем заявителям, которые не могут лично посетить налоговую службу и забрать карточку, она отправляется по Почте РФ с уведомлением о вручении.

Представители Налоговой службы РФ должны делать отметки в техпаспорте и учетном талоне кассового оборудования, заверять их печатями. В конечном итоге вы должны получить:

• Учетный талон;
• Техпаспорт ККТ с отметкой о новой постановке на учет;
• Новую регистрационную карту кассы.

Подача электронного заявления – самый простой и быстрый способ перерегистрации без замены ФН.

Подача «бумажного» заявления

Если по какой-то причине вы не можете подать заявку в электронном формате, вам потребуется посетить офис налоговой службы. Перед визитом рекомендуем:

• Скачать и оформить заявку на перерегистрацию. Понадобится обозначить причины процедуры;
• Приложить к заявке отчетные документы о перерегистрации ККТ.

Важно: не скрепляйте документы, используя степлер. Вы испортите бумаги, сотрудники налоговой откажутся принять их.

Не стоит отправлять бумаги через Почту РФ, в том числе заказным письмом с уведомлением. Т.к. срок передачи заявления ограничен одним днем. Даже если задержка случится не по вашей вине, вы столкнетесь с ответственностью.

Сотрудники налоговой службы должны принять ваши документы, удостоверить их печатью и передать вам РК ККТ с поправками. Никаких других действий больше не потребуется.

Чем обернется нарушение законодательства и как его избежать?

После внесения изменений, дается один день на подачу заявления на перерегистрацию онлайн-кассы без замены фискального накопителя. Если вы нарушите эти сроки, вам придется выплатить штраф. Суммы в соответствии с актуальным законодательством 2020 года:

• 5000-10000 рублей – для юридических лиц с любой правовой формой;
• 1500-3000 рублей – для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц.

Чтобы не столкнуться со штрафом и знать, когда нужно перерегистрировать оборудование, советуем:

• На сайте Федеральной налоговой службы РФ скачать через Личный кабинет РК ККТ;
• Выписать на отдельный лист все данные карты, которые нужно будет изменять. Контролировать даты на необходимость внесения поправок.

Можно назначить ответственного работника, который будет своевременно указывать на появление причин для перерегистрации.